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入社1~2年目のビジネスマナー

2020.11.13Cat:Blog その他

professional amateur ~初心忘るべからず~

ビジネスマナーを知らずに社会人を1年間やってきて、社会人2年目の半ばで、改めてビジネスマナーを確認しました。
もっと早く知っとけばよかった!ってことばかり書いてありました。
その中でも特にこれといった部分をまとめたブログになってます。

話し方の心構え

まず、ビジネスにおける会話の目的は、仕事をスムーズに進めることである。
棘のある言葉で誰かを不快にさせることはNG ❌

言葉の印象 = 話し手の印象 = 会社の印象

基本

わかりやすい + 好感を持たれる
聞き手にとって理解できる伝え方がベスト◎
ただ相手のレベル感がピンキリなので、レベルに合わせた伝え方ができるようにボキャブラリーや例えの引き出しを増やす必要がある。

意識すべき点は4つ

  • 話す順番(結論から話す)
  • 相手に伝わる言葉選び
  • 聞き取りやすい声と速度
  • 表情を会話の内容と合わせる

否定表現を肯定表現に変える

否定的な表現は、相手の依頼だけでなく相手そのものまで拒否している印象を与える事がある。
必然的に話が広がらない。

  • おりません → 外出しています / 席を外しております
  • ありません → 切らしております
  • わかりません → わかりかねます
  • できません → いたしかねます

意見が対立した時の必殺技「ただ」

基本姿勢は「まず受け入れる」、最後に感謝の言葉

  1. 相手の意見を受け入れる
  2. 「ただ〜」という言葉で繋ぐ
  3. 自分の意見を述べる
  4. 相手の意見を促す言葉で締めくくる

聞き上手になろう

聞き上手になるには、相手に気持ちよく話してもらう必要があります。
そのコツがこちら↓

  • 視線を要所で合わせる
  • うなずき、相づち
  • 適切な表情と態度
  • 最後まで聞く
  • メモを取りながら聞く
  • 深掘りするための適切な質問をする(5W3Hを活用)

2種類の質問

クローズドクエスチョン:yes/noで答えられる
事実確認などを行う時に使う質問

オープンクエスチョン:yes/no以外で答えられる
話を広げて、より多くの情報を聞きたい時に使う質問

質問こそ相手への配慮、マナーが問われるので、適切に使い分けできるようにしよう。

イケてる自己紹介には、決まった型がある!?

好感の持たれる自己紹介は以下の7ステップとある。

  1. 最初の挨拶
  2. 名前
  3. お辞儀
  4. 自分をアピールする
  5. 締めの挨拶
  6. 名前
  7. お辞儀

一番重要なのが、自分のアピール!
緊張したり不慣れだとなかなか言えないこともあるが、勇気を出して言ってみる!
状況に応じて、アピールポイントだけ変えれば、どんな場面でも自己紹介ができるようになる。

イケてる自己紹介ができれば、相手に覚えてもらいやすく、その後の関係性が良くなる◎

ワンランク上の指示の受け方

ついつい何も考えずに「わかりました」と言ってしまう人向けの内容です。

  • 目的や意図を考えながら聞く
  • 受動的でなく、能動的に行動する
  • 指示を受けてる途中での質問は基本NG
  • 複数の指示があった場合、優先度を確認する
  • 自分にはできない内容の場合、上長に相談する

まとめ

  • 受け身、ダメ。ゼッタイ
  • 心、言葉、行動を意識する
  • 「すみません」より「ありがとう」を伝える
  • わかりやすい言葉選び
  • 適切な質問をする
  • 最後まで話を聞く
  • 理解に徹する

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MasafumiNiwaya
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